Ilustrasi - Pengurus Klub motor
Ilustrasi – Pengurus Klub motor

Apakah Anda memiliki masalah dalam mengelola klub motor Anda sebelumnya? Atau melihat pengurus Anda berjuang dengan masalah pengelolaan klub Anda? Jika Anda pengurus, kami memahami rasa sakit Anda. Tetapi jika Anda adalah anggota, harap dipahami pengurus Anda. Ini adalah pekerjaan yang sangat sulit bagi mereka untuk melakukannya.

Ada beberapa ruang lingkup/metode yang dimiliki pengurus dalam berkomitmen untuk menangani klub mereka. Ruang-lingkup ini mungkin tampak mudah kelihatannya, tetapi melelahkan! Sebelum kita mulai, saya harus mengulangi bahwa salah satu tujuan terbesar dari pengurus adalah untuk melibatkan anggota klub mereka dengan menciptakan kegiatan dan mendorong mereka turut berpartisipasi. Dengan seluruh hasil pemikiran, berikut adalah beberapa ruang-lingkup pengurus yang  harus ditangani:

 

Penanggalan/agenda
Penanggalan/agenda
  1. Pastika bahwa anggota klub tahu kegiatan yang akan datang yang diselenggarakan oleh klub – Tanpa pengetahuan tentang kegiatan yang akan datang, bagaimana klub bisa mengharapkan anggota untuk berpartisipasi di dalamnya. Oleh karena itu, memastikan bahwa mereka tahu tentang kegiatan klub sangat penting. Beberapa klub menaruh kalender kegiatan mereka pada kelompok/grup di Facebook, ada juga beberapa memberikan pengingat tentang whatsapp atau Blackberry dan banyak dari mereka melakukan keduanya.

Masalah dengan metode ini adalah bahwa, kalender di Facebook sering tertutup oleh banyak postingan Facebook baru-baru ini. Salah satu cara untuk mengatasi ini adalah dengan menyematkan pos di bagian atas kelompok/grup Facebook, tapi, ini akan menjadi sulit bagi orang untuk melihat posting terbaru dalam kelompok dengan posting tetap di atas. Selain itu, kadang-kadang bahkan ketika posting di grup Facebook, tidak semua orang akan menerima pemberitahuan karena algoritma yang rumit dari Facebook. Oleh karena itu, pengurus memilih whatsapp dan blackberry sebagai bentuk yang lebih langsung untuk menyematkan pengingat untuk agenda acara mereka. Hal ini sangat membantu, namun, jika klub Anda aktif di whatsapp / kelompok blackberry, pengingat acara denga cepat tertimpa oleh pesan baru dan menjadi sulit untuk ditemukan ‘detail acara’ jika anggota melupakan acara mendatang. Pada akhirnya, anggota mungkin lupa tentang acara atau mereka harus terus bertanya pengurus tentang detail acara mendatang. Hal ini sangat melelahkan bagi pengurus untuk menanggapi terutama ketika ada banyak anggota di klub.

 

Melacak kehadiran
Melacak kehadiran

2. Melacak kehadiran – Hal ini sangat penting bagi pengurus untuk melacak yang menghadiri acara, sehingga mereka dapat merencanakan berapa banyak makanan atau seberapa besar tempat seharusnya disediakan, sebelum acara digelar. Peristiwa semacam ini biasanya ada pada acara  ulang tahun dan beberapa undangan klub besar lainnya.

Namun, mendapatkan dikonfirmasi dari anggota biasanya sulit, bahkan jika pengurus bisa mendapatkan balasan dari mereka, pengurus harus secara manual melacak anggota menggunakan pena dan kertas. Selain itu, saya pikir bagian yang menyenangkan dari menghadiri acara adalah mampu mengetahui siapa anggota lain yang menghadiri juga, tetapi untuk mengetahui informasi itu, anggota harus meminta pengurus lain atau meminta teman-teman mereka di klub.

Saat ini saya hanya berbicara tentang kehadiran pra/sebelum acara, bagaimana dengan kehadiran saat  event? Dari wawancara saya dengan beberapa anggota klub, saya menyadari bahwa mereka mengambil kehadiran anggota mereka di acara untuk melacak aktivitas dan partisipasi tingkat di klub. Mereka yang tidak aktif akan diturunkan atau ditendang keluar dari klub. Namun, sekali lagi, mereka menggunakan pena dan kertas untuk mencatat kehadiran dan mereka harus menjaga dokumen-dokumen ini dalam sebuah file untuk melacak keaktifan anggotanya. Hal ini dapat melelahkan untuk pengurus dalam hal pelacakan dan mempersiapkan dokumen dari para anggota di klub.

 

Pendanaan
Pendanaan

3. Mencari kegiatan untuk klub yang menghabiskan sedikit dana – Masalah lain dari pengurus klub adalah benar-benar memiliki ilmu tentang menemukan kegiatan yang sangat menarik bagi anggota mereka dan dengan biaya yang sedikit. Saya tidak tahu apakah itu benar menjasi masalah bagi sebagian besar klub?, beberapa klub yang saya tahu mereka memiliki pendanaan dengan disebut dana klub, yang setiap anggota menyumbang disetiap bulan yang mana  pengurus bisa untuk merencanakan kegiatan. Kadang-kadang, pengurus akan menyimpan semua dana klub ini untuk menggunakannya pasa saat ulang tahun klub mereka. Tetapi jika itu terjadi, apakah itu berarti bahwa mereka sulit memiliki dana kegiatan yang harus disediakan selama rentang waktu itu? Bagaimana bisa melibatkan anggota jika tidak ada kegiatan klub yang cukuo bisa mengikat? Masalahnya adalah benar-benar menemukan kegiatan yang murah atau bahkan gratis dan menarik. Ini benar-benar membuat  sakit kepala bagi sebagian pengurus. Mereka harus mulai mencari ‘even’  yang mana klub dapat hadir atau membangun hubungan dengan klub lain untuk bergabung acara mereka dan berbagi biaya. Beberapa kegiatan yang menyenangkan dan murah dapat tur juga, tapi bahkan touring membutuhkan banyak perencanaan dan itu bisa melelahkan bagi pengurus untuk merencanakan kegiatan touring yang baik. Masalah ini selalu ada dan saya benar-benar bisa membayangkan itu dari sudut pandang pengurus.

Setelah membahas semua masalah ini pengurus hadapi, saya merasa bahwa anggota harus lebih memahami nya dan membantu mereka mencari jalan keluar, jika memungkinkan. Berharap masalah mengelola klub ini dengan pengurus dapat diselesaikan segera agar klub pengurus dapat fokus untuk bersenang-senang dengan anggota mereka dan tidak akan terganggu oleh pekerjaan yang melelahkan akan peran mereka di klub.

Terimakasih & Salam,

Jovin

Moladin adalah aplikasi untuk klub motor. Dengan menggunakan Moladin, klub motor akan lebih mudah mengatur event. Moladin memiliki sistem absensi, event reminder dan juga kamu dapat dengan mudah mengundang klub motor lain ke event mu. Tidak hanya itu, kamu bisa mendapatkan rewards seperti gratis main futsal, disponsori ultah klub kamu, hanya dengan cara membuat event di Moladin. Dari pada membuat kopdar/touring tanpa reward, Bergabung dengan Moladin sekarang dan dapatkan hadiah nya!

Advertisements